مزايا خرائط التدفق :
يمكن حصر أهم مزايا خرائط التدفق كما يلي :
1- تساعد في توضيح المبررات المنطقية لعملية اتخاذ القرار لحل مشكلة معينة .
2- تساعد في تجزئة العملية الكبيرة إلى مكونات صغيرة تمكّن من تناولها بسهولة .
3- تساعد على تقسيم المشكلة المتشعبة إلى عناصرها الأولية التي يمكن التحكم فيها ودراستها ومن ثم توفير الحلول الملائمة لتلك العناصر وللمشكلة الأكبر تبعاً لذلك .
4- يمكن استخدامها كوسيلة للحوار مع الآخرين سواء من العاملين داخل المكتبة أو في الجهات الأخرى التي تتعامل معها وذلك على أساس المنطق.
5- تساعد على تنظيم الجهود بين وحدتين أو أكثر تؤديان أعمالاً متماثلة أو بين وحدتين أو أكثر يكمل عمل أحدهما عمل الوحدة أو الوحدات الأخرى.
6- تساعد على تنشيط ذاكرة المبرمج أو محلل النظم من خلال اطلاعه المستمر على التسلسل المنطقي لتنفيذ العمليات ، وللشروط التي ينبغي توفرها لأداء العمل .
7- توفر لغة مشتركة بين المعنيين للتعرف إلى الخطوات والتفصيلات الخاصة بعملية ما .
8- توفر معلومات كثيرة جداً ، يمكن الاستفادة منها للتعرف إلى إجراءات نشاط معين بمجرد النظر إلى الـخارطـة ، دون الحــاجة إلى قراءة صفحات عديدة .
9- تستخدم كأساس للمعالجة باستخدام الكمبيوتر ، خصوصاً في الآونة الأخيرة ، حيث تعددت برامج الحاسب الآلي الجاهزة Turnkey ، التي توفر إمكانية تطويع والاستفادة من خرائط التدفق في مختلف المهام .
10- توضح مواقع الخلل أو الارتباك ، تمهيداً لاتخاذ الإجراءات اللازمة ، أو لإجراء التعديلات الضرورية
11- تعتبر الأشكال والخطوط المكونة للخارطة ذات معنى في حدّ ذاتها ، فمثلاً الخطوط واتجاهات الأسهم تدل على التسلسل الذي تسير عليه الإجراءات والعمليات ، شكل المعين يدل على أن المرحلة الحالية تحتاج إلى توقف لاتخاذ قرار في شكل سؤال ، وأن الإجابة على السؤال - سواء بنعــم أو لا - تقود إلى إجراء معين يتم اتخاذه في كــل حالــة ، وشكل متوازي الأضلاع يدل على نقطة إدخال / إخراج ، ... وهكذا . انظر الشكل رقم (3) .
ويلاحظ أن الرموز الإحصائية كذلك تستخدم في خارطة التدفق ، خصوصاً الرموز التالية:
الشكل رقم ( 3 ) أمثلة لاستخدامات بعض أشكال خارطة التدفق
12- تمثل أداة سهلة للمراجعة والرقابة على أعمال ونشاطات الوحدات المختلفة داخل المكتبة .
13- يمكن أن تستخدم للتوجيه أو للإحاطة إلى مصادر إضافية ، لقراءة نصوص تفصيلية كشروط أو بنود العقد المبرم مع جهات أخرى ، ... إلخ .
14- يمكن النظر - من خلال خريطة التدفق - إلى كامل العملية ، وأخذ صورة واضحة عن المكتبة من البداية إلى النهاية .
15- تمكّن الإدارة من النظر إلى مجمل العمليات، ومعرفة مدى تحقق عنصري الكفاءة والفعالية Efficiency & Effectiveness ، والعمل على تعزيز هذين الجانبين .
16- تساعد على توضيح المراحل أو الخطوات التي يمكن دمجها أو حذفها ، مما يمكن أن ينتج عنه توفير في نفقات التشغيل والتجهيز ، ...إلخ .
17- تساعد خرائط التدفق على تحقيق المعيارية في الأداء ، وبذلك تتغلب على مشاكل الاجتهاد الشخصي الذي يصاحب أداء بعض الأعمال ، كما تساعد خرائط التدفق الموظفين - في ورديات العمل المختلفة - على أداء الأعمال نفسها بالطريقة ذاتها .
18- تتيح خرائط التدفق الفرصة للأشخاص ذوي الخبرات المحدودة أو غير المختصين لقراءة وفهم واستيعاب التعليمات الواردة في تلك الخرائط ، والعمل على تنفيذها ، طالما أن الخطوات محددة وواضحة .
19- تتيح خرائط التدفق إمكانية التفاعل مع المستفيدين الذين يمكنهم طرح السؤال ومعرفة الإجابة أو الخطوات التي يتعين عليهم اتباعها للاستفادة من خدمة معينة ، وتتوفر هذه الخاصية في خرائط التدفق الآلية .
20- تساعد على معرفة مجموعة المهام أو الإجــراءات التي يقــوم بـهــا شخص معين أو وحدة معينة .
2008-04-19, 11:59 pm
